El tipo y la duración de la capacitación que necesitarán el personal y los cooperativistas para el manejo y el mantenimiento del nuevo sistema dependerán de numerosos factores, como de las aptitudes y experiencia previas del personal y los miembros de la cooperativa, de las tareas que vayan a desempeñar y de las características concretas y los requisitos de mantenimiento del sistema de hardware y software utilizado.
El contenido y enfoque de la capacitación deberá basarse en una evaluación previa minuciosa de las aptitudes y necesidades de capacitación de los usuarios finales. Para el funcionamiento eficaz del sistema, es fundamental proporcionar capacitación a los usuarios finales y a otras partes interesadas. Es necesario impartir una formación específica a las partes interesadas, tales como:
• Personal administrativo de la cooperativa. El personal de la cooperativa debe recibir una formación pormenorizada sobre el uso del nuevo sistema informático. La capacitación deberían incluir una introducción general a la informática, conceptos básicos sobre el sistema operativo y capacitación específica acerca del uso del sistema.
• Directiva elegida. La dirección ejecutiva de la cooperativa debe estar bien familiarizada con las funciones y limitaciones del software. Los dirigentes deben recibir capacitación básica en el uso del software, haciendo especial hincapié en la creación de informes financieros y empresariales, así como en la interpretación de los datos para la toma de decisiones. Manteniendo a la directiva elegida informada sobre el proyecto y sus ventajas y, dificultades, se garantizará la perduración del proyecto a largo plazo.
• Administración de la cooperativa. Debe recibir la misma capacitación que el personal, y además cursos especializados sobre el mantenimiento y análisis de la información financiera y empresarial, así como sobre la elaboración de informes destinados a la directiva elegida y a los cooperativistas.
• Miembros de la cooperativa. Los cooperativistas deberán recibir capacitación sobre el uso del sistema en caso de tener acceso a él. De no ser así, deberán recibir información periódica sobre la evolución del proyecto y los servicios de valor añadido que proporciona, de modo que puedan ser conscientes de la rentabilidad del capital que han invertido. La capacitación debe incluir una introducción general al sistema, sus objetivos y su funcionamiento, una visión de las principales funciones del sistema, los informes generados que puedan resultar de interés para los cooperativistas, el modo de interpretar y analizar la información presente en los informes y el modo de conectarse y acceder al sistema (en su caso).
• Personal de los sistemas de información. Al menos un empleado (aunque es preferible que sean dos) debe recibir capacitación en el uso, realización de pruebas, mantenimiento y resolución de problemas del sistema de información. Su principal responsabilidad consistirá en proporcionar asistencia al resto de los usuarios del sistema cuando se planteen dudas, además de resolver cuestiones de carácter técnico relacionadas con la realización de copias de seguridad, el funcionamiento de la red y problemas eléctricos. Asimismo, deberán responsabilizarse de definir los posibles defectos del sistema automatizado y de informar sobre los mismos.
• La capacitación es un proceso continuo. La capacitación en el campo de la informática no debe verse como un hecho aislado, sino como un proceso continuo. El avance de las tecnologías de la información y la comunicación es tan rápido que es necesario impartir cursos de capacitación de forma continua para que los usuarios mantengan sus conocimientos al día. Aparecen en el mercado nuevos modelos de computadoras y versiones actualizadas de los programas casi cada mes y todos los usuarios deberán mantenerse al día con respecto a estos cambios. Para ello, es necesario proporcionar cursos de capacitación de forma continuada, no sólo en las etapas iniciales, sino acompañando la evolución del personal, los procedimientos y los sistemas.
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